cara transaksi kirim surat dan paket di aplikasi agenpos telah berubah menggunakan aplikasi agenpos kurir berbasis web, dengan demikian Aplikasi Agenpos Integrasi sudah tidak dipakai lagi di agenpos, sebagai gantinya agenpos menggunakan Aplikasi Agenpos Kurir Berbasis Web yang bisa juga disebut Aplikasi MLO Agenpos. MLO adalah singkatan dari Mail and Logistic.

       Sebagai panduan singkat bagi sahabat agenposindonesia.com berikut kami sampaikan langkah demi langkah cara melakukan transaksi kirim surat dan paket di aplikasi baru tersebut. Panduan ini bisa saja berubah sewaktu-waktu sesuai kebijakan yang dilakukan oleh kantorpos.

A. AWAL BUKA LOKET

LANGKAH PERTAMA IALAH MASUK KE AKUN AGEN POS KALIAN

A.Pengelola agen (KA) :

1. Pilih menu start, 

2. Administrasi layanan,

3. Kemudian buka rekap

4. Copy dan simpan nomor rekap yang muncul.
5. Cek saldo
6. Test print
7. Logout

SELANJUTNYA LOGIN KE AKUN PETUGAS LOKET (LA)

Petugas loket (LA) : 

1. Klik start

2. All program

3. Administrasi layanan
4. Buka backsheet

5. Simpan nomor backsheet yg muncul

6. Test print

7. Klik kiriman pos

8. Pilih loket kiriman ritel

9. Transaksi

Kemudian setelah menu LOKET KIRIMAN RITEL di Klik akan muncul form entri kiriman pos. 

• Kursor pertama kali akan berada pada ID PELANGGAN, Tekan Tombol ENTER, masukan nomor barcode (biasanya diberikan oleh Kantorpos kepada agen yang sudah terdaftar sebagai agen Mail dan Logistic)
• Jika Input Resi Benar maka akan muncul No Resi Bewarna biru di bagian sedikit ke kanan. Jenis Kertas Resi Bisa Dipilih, 0|Serbaguna untuk resi yang selama ini dipakai oleh Agenpos atau Resi menggunakan printer inkjet atau laser.
• Selanjutnya kursor akan pindah ke input kodepos, jika belum mengetahui kodepos bisa menekan tombol F1, maka akan muncul form bantuan kodepos, masukan nama kota, kecamatan atau kelurahan yang dicari, pastikan kodepos tujuan tidak salah.

Setelah dipilih kodepos selanjutnya :

• Masukan berat aktual (berat sesuai timbangan dalam skala gram) lalu Tekan ENTER, 
• Isikan nilai barang sesuai nilai kiriman dan Tekan ENTER, kemudian akan muncul Jenis Layanan yang tersedia. 
• Klik salah satu layanan yang sesuai dengan keinginan pelanggan dan Bea Kirim akan muncul. Pada tahap ini silahkan lakukan konfirmasi kepada pelanggan apakah kirimannya mau diproses atau tidak.
• Jika Iya, lanjutkan dengan mengisi Nama dan Alamat tujuan, pastikan juga menyertakan nomor HP.
• Selanjutnya isi nama dan alamat pengirim, sertakan juga nomor HP.
• Setelah semua selesai lalu akhiri dengan tombol Proses, Jika jaringan lancar dan tidak ada masalah maka resi akan tercetak.

Jika Resi sudah tercetak maka selesai 1 (satu) siklus transaksi, untuk selanjutnya dimulai transaksi baru.

Jika dibutuhkan seluruh daftar kiriman surat dan paket yang telah dikirim dapat dicetak, yaitu dengan cara cetak backsheet. Caranya :

• Akses Menu ALL PROGRAM > ADMINISTRASI TRANSAKSI > Klik CETAK BACKSHEET IPOS
• Tunggu beberapa saat kemudian akan muncul NO BACKSHEET dan KLIK tampilkan kemudian klik CETAK

jika tidak ada lagi transaksi pada hari tersebut maka bisa dilakukan tutupan backsheet, yaitu dengan cara :

• Akses Menu All Program > Administrasi Layanan > Tutup Backsheet , kemudian klik tombol TUTUP dan akhiri dengan Klik Tombol Yes. Seperti gambar berikut.

KETIKA TERJADI KENDALA

1. TIMES OUT

a. Caranya dengan, log out terlebih dahulu dari LA,

b. Masuk ke akun KA

c. Klik start

d. All Program'

e. Administrasi user

f. Aktifasi user

g. Masukkan User ID

h. Ubah status dari sedang login ke Aktif

i. Log Out dari akun KA

j. Sign In lagi ke akun LA

k.Siap digunakan kembali

2.CARA MELAKUKAN MANIFEST SERAH LOKET

     Setelah semua kiriman diproses, langkah selanjutnya adalah melakukan manifest serah terima sebelum barang di kirim ke kantor pos kota terdekat, langkah-langkah yang perlu dilakukan adalah:

 1. Tutup backsheet di akun LA

 2. Login ke akun KA 

 3. Klik Start

 4. All Program

 5. Laporan

 6. Manifest Serah Loket

7. Isi format yang ada

8. Pilih layanan sesuai dengan kiriman yang ada di agen pos kalian

9. Tekan enter dan klik GET NO MANIFEST

10.Selanjutnya isi nomor kantong dengan urutan ID-tahun-bulan-4 digit terahir dari nomor manifest yang sudah muncul 

(misalnya: 66292c318010004)

11.Tekan enter dan berat kosong isikan dengan angka 0

12.Lalu klik ambil data kiriman, cocokkan dengan data kiriman yang ada, cek apakah jumlahnya sudah sesuai atau belum

13. Selanjutnya ambil data kiriman layanan lain dan cocokkan data nya

14. Jika semua data sudah diambil dan sudah sesuai dengan data kalian klik tombol proses dan siapkan printer untuk mencetak lembar manifest.

3.BAGAIMANA JIKA DATA TIDAK BISA DIAMBIL MENGGUNAKAN NOMOR KANTONG?

1. Ambil data menggunakan no backsheet 

2. Isikan nomor backsheet yang kalian dapat ketika membuka loket LA 

3. Pilih kiriman layanan yang akan di ambil datanya

4. Klik ambil item backsheet

4.BAGAIMANA JIKA MANIFEST TIDAK TERCETAK? 

1. Lihat kolom cetak ulang manifest

2. Isikan no manifest di kolom tersebut dan klik cetak ulang

5.BAGAIMANA JIKA MANIFEST TIDAK TERCETAK DAN TIDAK SEMPAT MENYIMPAN NOMOR MANIFEST?

Segera hubungi Customer Service kantor pos kota anda dan mintalah bantuan mereka, biasanya mereka akan menyarankan untuk mencetak backsheet sebagai bukti pengiriman barang dari loket kalian.

6.BAGAIMANA JIKA ADA KIRIMAN YANG INGIN DI BATALKAN?

CARA MEMBATALKAN KIRIMAN AGENPOS POSPAY

1.Pastikan kalian belum melakukan manifest serah terima loket

2.Buka Program Pembatalan Kiriman MLO : start>all program>administrasi transaksi> pembatalan kiriman MLO

3. Maka akan muncul layanan pembatalan MLO>masukkan kode bar kiriman yang akan dibatalkan>masukkan password kepala agen>maka akan muncul data kiriman yang akan dibatalkan>tulis alasan pembatalan>klik proses batal.

4. Membuat laporan pembatalan: start>allprogram >laporan> laporan transaksi batal

5. Maka kita akan masuk ke layar menu laporan pembatalan : laporan pembatalan transaksi> lihat data> cetak.

7.BAGAIMANA CARA MEMPEROLEH NOMOR KANTONG PADA MENU MANIFEST 

Penetapan penentuan pengisian nomor kantong pada menu manifest adalah nomor pendirian agen + 2 digit th + 2 digit bln + 4 digit terahir nomor manifest

contoh : 66212c218011234

8.BAGAIMANA CARA MENCETAK R7 KIRIM 

Setiap agen pos wajib melakukan cetak R7, menu ini ada dalam satu menu dengan manifest yaitu tepatnya berada pada tab sebelah kanan dari menu manifest R7 kirim, Pertama klik GET NO R7, nah untuk isian kode Angkutan diisi 001, Jenis diisi DARAT, Sopir di isi SOPIR dan Pengawal diisi PENGAWAL.

9.BAGAIMANA CARA MENCETAK LEMBAR IMBAL JASA ?

1.Masuk ke akun KA

2.Klik Start

3.All program

4.Administrasi transaksi

5.Proses Imbal Jasa Agen 

6. klik pilih jenis printer > jenis lainnya

7.klik view imbal jasa

8.klik print di pojok kiri bawah

9.kembali ke laman cetak imbal jasa lalu klik cetak

10. Tunggu sampai muncul lembar kuitansi 

11. cetak kwitansi CTRL+P rankap 2 dan sertakan tandatangan bermaterai pada salah satu copy an nya

10.CARA MENGIRIM PAKET EMS

Ketentuan Pengisian Formulir Pengiriman 

    Pengisian formulir pengiriman harus dilakukan menggunakan bahasa Inggris.

    Seluruh kolom dalam formulir pengiriman harus diisi meliputi:

• Nama dan alamat lengkap pengirim, WAJIB disertai nomor telepon yang dapat dihubungi.
• Nama dan alamat lengkap penerima, WAJIB disertai nomor telepon yang dapat dihubungi dan atau alamat email.
• Keterangan isi kiriman/Customs Declaration, WAJIB DIISI SECARA DETIL meliputi : Jenis barang, Jumlah setiap jenis barang, Terbuat dari apa, Nilai/Harga setiap jenis barang, Negara Pembuat Barang, Berat setiap jenis barang
• Memberikan tanda  (centang) pada kotak kategori isi kiriman apakah termasuk : “Barang pribadi”, “Contoh”, “Dokumen” atau “Barang Dagangan”.
• Memberikan tanda  (centang) pada alternatif prosedur yang diinginkan apabila kiriman tidak terantar : “Kembali ke pengirim” , “Diteruskan” (khusus untuk kiriman Paket) atau “Dianggap dilepaskan”.
• Menandatangani formulir pengiriman pada kolom yang disediakan.

Note :
Dalam hal Pengirim memilih alternatif “Kembali ke pengirim” atau “Diteruskan” (khusus untuk kiriman Paket), agar diberi penjelasan bahwa biaya yang timbul akibat pengembalian atau penerusan (khusus untuk kiriman Paket) kiriman menjadi beban Pengirim.

Langkahnya sama seperti ketika memproses kiriman biasa

Yang membedakan ialah :

1. Tidak perlu memasukkan barcode 

2. Langsung isi kolom tujuan dengan menekan F1 dan masukkan kode negara tujuan 

 bisa di lihat di http://www.posindonesia.co.id/index.php/mempersiapkan-kiriman-internasional/

3. Pilih jenis kiriman, surat atau paket

4. Masukkan nilai barang

5. Nanti akan muncul beberapa pilihan, mau dikirim lewat EMS ataupun opsi pengiriman lain, setelah mengisi jenis pengiriman yang di butuhkan, selanjutnya lihat di bagian pojok kiri, kurs dalam mata uang dolar akan kalian butuhkan ketika mengisi form pengiriman EMS 

6.Isi kolom kiriman sesuai dengan paket yang akan dikirim

7.Isi kolom penerima secara lengkap 

8.Isi kolom pengirim secara lengkap

LANJUT MENGISI FORM EMS, form ini di tulis tangan dan diisi dengan menggunakan bahasa inggris, kalian dapat mendapatkan form ini di kantor pos kota 

note :
1. Nilai US $ bisa di lihat di form kiriman ritel pojok kiri bawah
2. Bea kirim harus diisi dalam nilai rupiah dan US $, kurs $ di dapat dari hasil penghitungan tarif pengiriman (rupiah) dibagi tarif US $.
3. Kolom berat barang diisi total semua berat barang yang akan dikirim.

Selanjutnya lakukan manifest serah terima seperti kiriman barang yang lain, dan paket siap dikirim ke kantor pos kota.